Walikota Padang Panjang yang diwakili oleh Staf Ahli Walikota Bidang Pemerintahan Hukum dan Politik Drs. H. Emir Emil Elmaulid, Dt Batuah Nan Sati membuka secara resmi acara tersebut dan akan berlangsung selama dua hari kedepan
Dalam sambutannya beliau mengatakan bahwa kegiatan ini dilakukan guna memberikan pembelajaran bagi masing - masing OPD tentang tata cara pengelolaan arsip yang benar
"Sebab arsip merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kita sendiri dan terlebih untuk instansi dan lembaga pemerintahan, oleh sebab itu arsip tidak dapat disepelekan, "ucapnya
Penyimpanan arsip yang benar akan dapat melindungi kita dari hal hal yang tidak diharapkan dan arsip dapat melancarkan kegiatan - kegiatan dalam pelaksanaan tugas.
"Penyimpanan arsip yang baik yaitu apabila kita kelola dengan baik dan hal demikian akan dapat menghindarkan kita dari jeratan - jeratan hukum, "tambah beliau
Beliau berharap kepada seluruh peserta yang mengikuti kegiatan pembekalan tersebut agar dapat mengikutinya dengan baik dan benar.
Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Alvi Sena, ST, MT melalui Kepala Bidang Kearsipan Elfita Yeni, S.Pd menjelaskan, pertambahan jumlah arsip dari sebuah lembaga atau organisasi sejalan dengan keaktifan lembaga atau organisasi tersebut
"Lembaga atau organisasi aktif pasti akan menghasilkan dokumen, pertambahan asrip akan menjadi masalah bila tidak dikelola dengan baik, oleh karena itu perlu adanya manajemen kearsipan yang benar benar dilaksanakan dengan baik dan disiplin, "jelasnya.
"Dengan JRA ini diharapkan sebuah organisasi, instansi, lembaga pemerintah, maupun swasta dapat melaksanakan program penyusutan arsip secara sistematis, rutin, mudah, dan lancar, "pungkasnya. Acara tersebut dilanjutkan dengan sesi diskusi dengan Narasumber dari Provinsi, Hj. Deviani A.Ing, MM.(pul ).